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CHE COS’È LA POSTA ELETTRONICA
CERTIFICATA (ACRONIMO PEC)?
L'e-mail è ormai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo
scambio di comunicazioni. La posta elettronica o e-mail (acronimo di Electronic
Mail) è un mezzo di comunicazione in forma scritta via Internet. Il principale
vantaggio dell'e-mail è l'immediatezza.
I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di
file. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica
nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale,
attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.
"Certificare" l'invio e la ricezione (i due momenti fondamentali nella
trasmissione dei documenti informatici ) significa fornire al mittente, dal
proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale
dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione.
Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia
al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione
temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia
informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30
mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute
stesse.
La PEC è in grado quindi di garantire non solo l’identificazione del mittente,
l’integrità e la confidenzialità del messaggio, ma anche di attestare il
recapito del messaggio stesso nella casella del destinatario. I messaggi di
posta certificata, assicurando l’avvenuta consegna, equivalgono alla
notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge (art. 14,
comma 3 DPR 445/2000).
A COSA SERVE LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
La PEC si utilizza prevalentemente in tutti quei casi in cui si vuole avere la
certezza che un documento arrivi a destinazione avendone nel contempo prova
opponibile dell'invio e della consegna (contratti, fatture, convocazioni, ecc.).
Grazie alla sua efficienza ed economicità il suo impiego andrà sicuramente oltre
la sostituzione o integrazione della tradizionale raccomandata assumendo un
ruolo sempre crescente.
Per l'utente l'unica differenza dalla tradizionale posta elettronica è che ad
ogni invio di un messaggio corrispondono delle ricevute che ne attestano l'invio
e la consegna al destinatario. In realtà dietro a queste ricevute c'è un
sofisticato sistema tecnologico ed organizzativo a garanzia delle trasmissioni
di posta elettronica certificata. Tutta l'infrastruttura tecnologica e la
gestione del servizio PEC effettuato da operatori certificati, sono
permanentemente sotto il controllo e la verifica tecnica per la completa tutela
dell'utilizzatore della PEC. Ogni casella di posta elettronica certificata è
legata ad un nominativo (Titolare della casella) identificato dal gestore al
momento dell'attivazione garantendo così la tracciabilità della casella e quindi
del suo Titolare. Questo avviene applicando tutte le procedure atte a garantire
la tutela dei dati personali.
QUALI SONO I VANTAGGI DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Semplicità: il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia tramite
programma client (Es. Outlook Express) che via web tramite webmail.
Sicurezza: il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed
HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate
digitalmente. Per questo avrete sempre la certezza che i messaggi inviati o
ricevuti non possano essere contraffatti.
Valore legale: a differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è
riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove
dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le
principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono
conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi.
No Virus e Spam: l'identificazione certa del mittente di ogni messaggio ricevuto
ed il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati, rendono il
servizio PEC pressoché immune dalla fastidiosa posta spazzatura.
Risparmio: confrontando i costi di una casella PEC con quello di strumenti quali
fax e raccomandate è evidente il risparmio che si può ottenere non solo in
termini economici, ma anche di tempo.
Si possono infatti spedire documenti senza perdere tempo ad inviare fax o
facendo code agli uffici postali.
Comodità: l'invio e la consultazione della casella possono essere fatti tramite
qualsiasi computer collegato ad internet.
Costo fisso: il prezzo annuale di una casella PEC non prevede costi aggiuntivi
in base all'utilizzo.
NORMATIVA SULLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
La Normativa di Riferimento per il servizio di PEC è costituita da:
■DPR 445 del 28 dicembre 2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa);
■DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (G.U. 28 aprile 2005, n. 97) disciplina le modalità
di utilizzo della PEC non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati
cittadini;
■Decreto Ministeriale 2 novembre 2005 contenente le “Regole tecniche per la
formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta
elettronica certificata", pubblicato nella G.U. del 15 novembre 2005, n. 266,
che specifica tutti i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati
dalle piattaforme utilizzate dai Gestori accreditati per erogare il servizio;
■La Normativa Primaria - art 15, comma 2, della legge 59/97:
Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati
con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime
forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici,
sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”
■L. 3/2003 art 27 - collegato alla finanziaria 2003 (Disposizioni in materia di
innovazione tecnologica nella pubblica amministrazione)
■Codice dell'Amministrazione Digitale - D.L. del 7 marzo 2005, n. 82
ALCUNE FAQ RICAVATE DAL SITO CNIPA
Che cos'è?
PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata. E' un sistema di "trasporto"
di documenti informatici che presenta delle forti similitudini con il servizio
di posta elettronica "tradizionale", cui però sono state aggiunte delle
caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale,
dell’invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario.
A che cosa serve la PEC?
La PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni
e documenti in formato elettronico; consente di certificare l’invio, l’integrità
e l’avvenuta consegna del messaggio scambiato tra il Gestore di PEC del mittente
e quello del destinatario; ha lo stesso valore legale della tradizionale
raccomandata con avviso di ricevimento (garantendo, quindi, l’opponibilità a
terzi dell’avvenuta consegna).
Che differenza c’è tra la raccomandata con ricevuta di ritorno ed il servizio di
PEC (dal punto di vista legale, economico, di tempo e praticità del servizio)?
Il servizio di PEC consente di effettuare l’invio di documenti informatici
avendo la garanzia di "certificazione" dell’invio e dell’avvenuta (o mancata)
consegna. Il servizio ha, pertanto, tutti i requisiti della raccomandata con A/R
cui si aggiungono notevoli vantaggi sia in termini di tempo che di costi. In
particolare, nella PEC si riscontra: semplicità ed economicità di trasmissione,
inoltro e riproduzione; semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca;
facilità di invio multiplo, cioè a più destinatari contemporaneamente, con costi
estremamente più bassi rispetto a quelli dei mezzi tradizionali; velocità della
comunicazione ed inoltre non è necessaria la presenza del destinatario per
completare la consegna; possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni
diverse da quella del proprio ufficio o abitazione (basta un qualsiasi PC
connesso ad Internet e un normale browser web), ed in qualunque momento grazie
alla persistenza del messaggio nella casella di posta elettronica; che,
diversamente dalla raccomandata, nella ricevuta di avvenuta consegna sono
presenti anche i contenuti del messaggio originale.
Le modalità di utilizzo della PEC sono diverse da quelle di una normale posta
elettronica?
Le modalità di accesso sono sostanzialmente le stesse. Si può accedere alla
propria casella di PEC, infatti, sia attraverso un client di posta elettronica
che attraverso un browser Internet. Nel primo caso, prima di poter utilizzare la
propria casella sarà necessario configurare il proprio client con i parametri
forniti dal Gestore di PEC scelto.
Quali caratteristiche ha in più la PEC rispetto all’e-mail tradizionale?
La PEC, per quanto in apparenza simile al servizio di posta elettronica
"tradizionale", offre un servizio più completo e sicuro, prevedendo: livelli
minimi di qualità del servizio e di sicurezza stabiliti dalla legge;
certificazione dell’invio e della consegna del messaggio; l’opponibilità a terzi
delle evidenze relative alle operazioni di invio e ricezione di un messaggio.
In quali casi è preferibile inviare messaggi di PEC?
La casella di PEC è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni
"ufficiali" per le quali il mittente vuole avere delle evidenze con valore
legale dell’invio e della consegna del messaggio.
In che modo si ha la certezza della consegna di un messaggio di PEC?
Nel momento in cui l’utente invia il messaggio, riceve, da parte del proprio
Gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione
temporale. Tale ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del
messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del
destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o
mancata) consegna, con l’indicazione di data ed orario, a prescindere dalla
visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.
La PEC certifica la lettura del messaggio da parte del destinatario?
No, la certificazione è relativa ai soli eventi di invio del messaggio e di
consegna dello stesso nella casella di PEC del destinatario.
La PEC è in grado di garantire l’identità della casella mittente?
Si, in quanto è assicurata l’inalterabilità dell’indirizzo associato alla
casella dalla quale si effettua l’invio del messaggio.
La PEC è in grado di garantire l’associazione fra il titolare del servizio e la
relativa casella di posta elettronica certificata?
Sì, in quanto il soggetto che intende richiedere un servizio di PEC deve
presentare al Gestore, oltre alla richiesta di attivazione del servizio, anche
un documento che attesti la sua identità diventando quindi titolare del
servizio.
La PEC consente di individuare in modo certo la provenienza del messaggio?
Si, dal momento che è garantita l’inalterabilità dell’indirizzo associato alla
casella dalla quale si effettua l’invio del messaggio; inoltre, proprio questa
particolarità del servizio PEC, risulta essere un valido deterrente contro il
fenomeno dello SPAM.
Da una casella di PEC è possibile inviare un messaggio certificato a chiunque
abbia una casella di posta elettronica?
Sì, in questo caso il mittente disporrà delle attestazioni circa l’invio del
messaggio.
Nel caso in cui anche il destinatario sia dotato di una casella di Posta
Elettronica Certificata, oltre alle garanzie sull’invio del messaggio, il
mittente disporrà delle attestazioni di avvenuta consegna.
E’ possibile inviare messaggi di Posta Elettronica Certificata tra utenti che
utilizzano Gestori di PEC differenti?
Si, la normativa impone ai differenti gestori di PEC di garantire la piena
interoperabilità dei servizi offerti.
Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata può negare di
averlo ricevuto?
Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente consegnato, il
destinatario non può negare l’avvenuta ricezione, dal momento che la ricevuta di
avvenuta consegna del messaggio, firmata ed inviata al mittente dal Gestore di
PEC scelto dal destinatario, riporta la data e l’ora in cui il messaggio è stato
consegnato nella casella di PEC del destinatario, certificandone l’avvenuta
consegna.
Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenerne una copia
valida a fini legali?
In tal caso occorre rivolgersi al proprio Gestore di PEC il quale, per legge, è
obbligato a "registrare" e archiviare (vedi "Che cosa è il Log file?") tutte le
operazioni relative alle trasmissioni effettuate per trenta mesi.
Per quanto tempo presso il server del gestore rimane traccia di tutte le
operazioni relative alle trasmissioni effettuate?
La Norma impone ai Gestori di PEC di tenere traccia di tutte le trasmissioni
effettuate per un periodo di trenta mesi, in un apposito archivio informatico
(Vedi "Che cosa è il log file?").
Che cosa è il Log file?
Il Log file è un registro informatico all’interno del quale vengono memorizzate
tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate (invio, ricezione,
etc.) utile per la ricostruzione delle ricevute, nel caso di eventuale
smarrimento delle stesse. Il Log file non contiene informazioni relative al
contenuto del messaggio.
Quali sono gli aspetti concernenti la sicurezza e la privacy dei dati personali
dei titolari di caselle PEC?
La Norma impone ai Gestori di PEC di applicare tutte le procedure atte a
garantire la sicurezza e la privacy dei dati personali. Analogo livello di
sicurezza è garantito anche per le informazioni archiviate nel Log delle
trasmissioni.
Quali sono i livelli di sicurezza garantiti per il servizio?
La normativa di riferimento fissa i livelli minimi si sicurezza che devono
essere garantiti dal Gestore ai propri utenti. In particolare, il Gestore è
tenuto ad informare il mittente, bloccandone la trasmissione, della eventuale
presenza di virus nelle e-mail inviate/ricevute.
Un messaggio PEC può essere alterato nel suo percorso tra il mittente e il
destinatario?
No, la firma apposta dal gestore sulla busta di trasporto PEC e le modalità
sicure di trasmissione tra gestore mittente e gestore destinatario proteggono il
contenuto da modifiche esterne. L’utilizzo dello standard internazionale S/MIME
v3 impedisce che qualsiasi alterazione venga realizzata senza poter essere
individuata dal destinatario.
Le imprese devono comunicare alla camera di commercio di competenza il proprio
indirizzo di posta elettronica certificata?
Il decreto legge n. 185 del 29 novembre 2008, pubblicata sulla GU n. 280 del 29
novembre 2008, S.O. n. 263 convertito nella legge n. 2/2009, prevede che le
imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio
indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al
registro delle imprese.
Le imprese già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in
vigore del succitato decreto, hanno l’obbligo di comunicare al registro delle
imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata entro tre anni (29/11/2011)
dalla data di entrata in vigore del succitato decreto.
I professionisti devono comunicare ai rispettivi ordini di appartenenza il
proprio indirizzo di posta elettronica certificata?
Il decreto legge n. 185 del 29 novembre 2008, pubblicata sulla GU n. 280 del 29
novembre 2008, S.O. n. 263 convertito nella legge n. 2/2009 prevede che i
professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato
comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta
elettronica certificata entro un anno (29/11/2009) dalla data di entrata in
vigore del succitato decreto.
Quali sono gli obblighi per gli ordini professionali in materia di posta
elettronica certificata?
Il decreto legge n. 185 del 29 novembre 2008, pubblicata sulla GU n. 280 del 29
novembre 2008, S.O. n. 263 convertito nella legge n. 2/2009 prevede che gli
ordini e i collegi devono pubblicare in un elenco riservato, consultabile in via
telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi
degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.
Gli ordini professionali debbono fornire una casella di posta elettronica
certificata ai propri iscritti?
Gli ordini professionali non sono tenuti a rendere disponibile una casella di
posta elettronica certificata ai propri iscritti.
Chi non svolge la libera professione, ma è iscritto ad un albo od elenco
istituito con legge dello Stato (ad esempio un ingegnere dipendente di una
azienda) è obbligato a comunicare all’ordine di appartenenza il suo indirizzo di
posta elettronica certificata?
Sì.
CARATTERISTICHE E PREZZI DEL SERVIZIO
CASELLA STANDARD :
Casella PEC da 1GB con traffico illimitato
Accesso dai più comuni client di posta (Outlook, Outlook Express, Thunderbird,
Eudora)
Accesso via web, attraverso canale sicuro https://webmail.pec.it
Dimensione max messaggio (Compresi allegati) 50MB
Ricezione mail non certificate (opzione configurabile da cliente tramite
pannello gestione mail)
Assistenza telefonica e tramite ticket
Filtri e regole per messaggi in arrivo
Invio contestuale del messaggio fino a 500 destinatari
Invio Dichiarazione Certificazione Casella
Conformità alla normativa vigente (DPR 11 febbraio 2005 n.68, DM 2 novembre
2005)
Validità legale dei messaggi inviati/ricevuti
Ricevuta di avvenuta e mancata consegna
Non ripudiabilita' del messaggio inviato/ricevuto
Garanzia dell'identità del mittente
Antivirus
Antispam, come richiesto da normativa
Attenzione non è previsto archivio di sicurezza
canone annuale 20 euro + IVA
CASELLA PRO :
Casella PEC da 5GB con traffico illimitato (2 GB di Caselle + 3 GBdi Archivio)
Accesso dai piu' comuni client di posta (Outlook , Outlook Express, Thenderbird,
Eudora)
Accesso via web, attraverso canale sicuro https://webmail.pec.it
Dimensione max messaggio (Compresi Allegati) 50MB
Ricezione mail non certificate (opzione configurabile da cliente tramite
pannello gesione mail)
Assistenza telefonica e tramite ticket
Filtri e regole per messaggi in arrivo
Invio contestuale del messaggio fino a 500 destinatari
Dichiarazione Certificazione Casella
Archivio di sicurezza
Conformità alla normativa vigente (DPR 11 febbraio 2005 n. 68, DM 2 novembre
2005)
Validità legale dei messaggi inviati/ricevuti
Ricevuta di avvenuta e mancata consegna
Non ripudiabilita' del messaggio inviato/ricevuto
Garanzia dell'identità del mittente
Antivirus
Antispam, come richiesto da normativa
canone annuale 45 euro + iva
CASELLA PRO + SMS :
Casella PEC da 5GB con traffico illimitato (2 GB di Casella e 3 GB di Archivio)
Accesso dai più comuni client di posta (Outlook, Outlook Experss, Thunderbird,
Eudora)
Accesso via web, attraverso canale sicuro https://webmail.pec.it
Dimensione max messaggio (Compresi allegati) 50MB
Ricezione mail non certificate (opzione configurabile da cliente tramite
pannello gestione mail)
Assistenza telefonica e tramite ticket
Filtri e regole per messaggi in arrivo
Invio contestuale del messaggio fino a 500 destinatari
Dichiarazione Certificazione Casella
Report SMS
Archivio di sicurezza
Conformità alla normativa vigente (DPR 11 febbraio 2005 n.68, DM 2 novembre
2005)
Validità legale dei messaggi inviati/ricevuti
Ricevuta di avvenuta e mancata consegna
Non ripudiabilita' del messaggio inviato/ricevuto
Garanzia dell'identità del mittente
Antivirus
Antispam, come richiesto da normativa
canone annuale 60 euro + iva
Servizi aggiuntivi
Certificazione del proprio dominio: canone annuale 50 € + iva
Configurazione casella di posta certificata presso la sede del cliente (nel
comune di Firenze) 35 € + iva
Configurazione casella di posta certificata presso la sede del cliente (al di
fuori del comune di Firenze) 45 € + iva
Documentazione servizio
Manuale Operativo
Regole
Tecniche
Modulistica per richiesta servizio da inviare via
fax allo 055 7874740
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Exact
Pec
